Chef Samtalsstöd

Inför återgång i arbete

Här finns tips och förslag på frågor för att underlätta samtal med en medarbetare som ska gå upp i tid eller börja arbeta igen.

Samtalsstöd

Förbered samtalet

Tänk igenom syfte och mål med samtalet och gör en agenda. Kontakta HR om du behöver hjälp med något.

Nuläge

  • Behöver du involvera HR, företagshälsovården eller någon annan?
  • Är det möjligt för medarbetaren att gå tillbaka till sitt ordinarie arbete?
  • Behöver jag som chef ytterligare medicinsk information om medarbetaren för att kunna gå vidare?
  • Behöver jag förankra inom organisationen de eventuella anpassningar som kan bli aktuella?
  • Vilka arbetsanpassningar eller stöd kan du som chef bidra med för att göra återgången hållbar?
  • Vilka steg på vägen är viktiga för att återgången ska bli så bra som möjlig?

Informera medarbetaren om rättigheten att ha med skyddsombud eller annan stödperson till samtalet. Berätta också att du och även skyddsombudet har tystnadsplikt samt vad det innebär.

Stödmaterial

  • Tipsa medarbetaren om att göra testet Självskattning av krav och förmåga och ta med till ert samtal – det är ett bra underlag för att sätta ord på nuläget.
  • Berätta även om medarbetarens samtalsstöd som kan vara en hjälp inför samtalet.

Samtalet

Målet med samtalet är att se till att återgången ska bli så bra och hållbar som möjligt för medarbetaren – även på lång sikt.

Bra att börja med:
  • Stäm av agendan och justera om det behövs.
  • Påminn om syfte och mål med samtalet.
  • Berätta att du dokumenterar samtalet och spar dokumentationen, och att du delar den med medarbetaren.
  • Dela era respektive tankar och förväntningar på samtalet.

Be medarbetaren berätta om sin aktuella situation så att ni kan sätta in rätt arbetsanpassningar och stöd om det behövs. Om medarbetaren har gjort Självskattning av krav och förmåga kan ni prata utifrån den, annars går det bra med öppna frågor.

Förslag på frågor till medarbetaren:

  • Hur känns det inför att komma tillbaka till arbetet , eller inför att gå upp i tid?
  • Vad tror du kommer att fungera bra?
  • Vad tror du kommer bli en utmaning?
  • Vad har du för mål på kort och lång sikt?

Som chef är du enligt lag skyldig att anpassa arbetsförhållandet efter individens förutsättning om det finns risk för ohälsa eller skador, eller om det behövs för att en medarbetare ska kunna återgå i arbete.

Arbetsanpassningar och stöd:

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Tydligt arbetssätt och viket resultat som förväntas.
  • Tydlig prioritetsordning och vem som ansvarar vid oklarheter.
  • Bemanning utifrån behov.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Tydlighet om förväntningar på tillgänglighet utanför arbetstid.

Rutiner och riktlinjer

  • Rutiner för agerande i svåra situationer.
  • Rutiner för kommunikationen i arbetsgruppen.
  • Tydlig arbetsmiljöpolicy och systematiskt arbetsmiljöarbete.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Samarbeten

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter i olika samarbeten.

Regler och rutiner

  • Konkretisera tysta regler och normer, hur vi vill vara mot varandra.
  • Tydliga spelregler när det gäller feedback, daglig kommunikation och kommunikation vid konflikter.
  • Rutiner och regler för digital kommunikation som till exempel mobilfria möten, vilka kanaler som ska användas när och hur tillgängliga vi förväntas vara utanför arbetstid.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter.
  • Tillräckligt med tid för att genomföra och avsluta arbetsuppgifterna.
  • Avsatt tid för annat utöver själva arbetsuppgifterna.

Arbetsteknik

  • Tydligt schema, rutiner, checklistor eller annat kognitivt stöd.
  • Möjlighet att arbeta med en uppgift i taget.
  • Möjlighet att växla mellan uppgifter som kräver olika mycket koncentration.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Regelbunden avstämning av arbetsbelastning.
  • Regelbunden avstämning av prioritering av arbetsuppgifter.
  • Delat ansvar för arbetsuppgifter.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Arbeta med en uppgift i taget.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsplatsens fysiska utformning

  • Möjlighet att jobba i en lugn miljö utan onödiga intryck eller andra människor runt omkring.
  • Tillräckligt med utrymme för att genomföra arbetsuppgifter på ett ergonomiskt sätt.
  • Stol och skrivbord i rätt höjd.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Minimera tung manuell hantering.
  • Minimera långvarigt arbete i samma position, som till exempel framåtböjd, armar ovanför axelhöjd, knästående.
  • Pauser för fysisk återhämtning.

Arbetsteknik

  • Öka kunskap om ergonomiska arbetssätt.
  • Skapa påminnelser för att checka av aktuell arbetsställning.
  • Tydliga säkerhetsrutiner, checklistor eller annat fysiskt stöd.

Utrustning och hjälpmedel

  • Ändamålsenliga arbetsredskap och hjälpmedel.
  • Väl fungerande maskiner och utrustning.
  • Digitala hjälpmedel som stödjer arbetsuppgiften.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Innan första dagen

  • Om medarbetaren vill besöka arbetsplatsen innan själva återgången så planera in ett tillfälle och vem som tar emot.
  • Kom överens om vilken eventuell information som kollegorna ska få inför återgången.

Första dagen

  • Bestäm vilken dag och tid som medarbetaren ska börja arbeta igen.
  • Bestäm ett upplägg och vem som tar emot.
  • Boka gärna in en kort avstämning i slutet av första dagen.

Första tiden

  • Bestäm lämpliga arbetsuppgifter för den första tiden.
  • Ta reda på om det finns behov av någon form av arbetsanpassningar under en begränsad tid.
  • Förtydliga vad din medarbetare ska göra om det blir för jobbigt med arbetsuppgifterna den första tiden.
  • Vid lång frånvaro kan det behövas introduktion av till exempelvis nya arbetsmetoder, organisationsförändringar eller nya kollegor.

Det kan vara viktigt att öka arbetstiden stegvis för att få en hållbar återgång. Stäm av med jämna mellanrum för att se hur allt fungerar.

Förslag på frågor till medarbetaren:

  • Vilka av dina arbetsuppgifter har fungerat bra och vilka har fungerat mindre bra?
  • Kan du göra mer av det som fungerar bra, eller bygga på med något nytt?
  • Är det lämpligt just nu att öka tid eller krav i arbetet?
  • Vilka arbetsuppgifter är mest lämpliga att öka utan att öka risken för en ny sjukfrånvaro?
  • Vad behövs för att det ska fungera bra framåt?
  • Ser du några risker?
  • Tycker du att planen som vi gjorde för dig har följts och fungerat?

Summera samtalet och det ni kommit överens om. Tydliggör vilka eventuella arbetsanpassningar och stöd ni ska testa och under vilken tidsperiod.

Nästa steg

  • Bestäm nästa steg, och boka eventuellt in ett nytt möte.

Dokumentation och information

  • Dokumentera det ni kommit fram till, både vad gäller arbetsuppgifter och prioriteringar. Använd gärna Planera och dokumentera.
  • Bestäm hur ni delar dokumentationen.
  • Om någon behöver informeras, till exempel arbetsgrupp, kollegor eller facket, så bestäm vilka som ska få information om vad.

Reflektera

  • Reflektera och utvärdera samtalet tillsammans. Lyft gärna något som var positivt.

Efter samtalet

Reflektera och planera framåt. Tänk på tystnadsplikten och ta gärna hjälp av HR eller någon annan om du har frågor du inte vet hur du ska hantera.

Att göra:
  • Dokumentera samtalet och dela med din medarbetare.
  • Reflektera kort över samtalet och vilka lärdomar du dragit.
  • Planera in tid för det du ska göra.
För att återgången ska vara hållbar behöver du också tänka på att:
  • Kontinuerligt stämma av.
  • Vara lyhörd för behov av arbetsanpassningar och stöd.
  • Vara beredd på att uppdatera och justera planen.

Skriv ut sida