Chef Samtalsstöd

Flerpartsmöte

Här finns tips och förslag på frågor för att underlätta möten där fler än du och din medarbetare medverkar, som till exempel företagshälsovården och Försäkringskassan. Syftet med ett flerpartsmöte är ofta att få en samsyn kring rehabiliteringsprocessen och nuläget, och för att samordna olika insatser och åtgärder på bästa sätt.

Samtalsstöd

Förbered mötet

Tänk igenom syfte och mål med mötet och gör en agenda. Om det är Försäkringskassan som kallat till ett avstämningsmöte så ansvarar dem för att göra agendan. Informera medarbetaren om vilka som kommer att vara med på mötet, både från arbetsgivaren, företagshälsovården, Försäkringskassan, hälso- och sjukvården. Om en rehab-koordinator är inblandad har den oftast kontakt med medarbetaren. Deltagarna på ett flerpartsmöte kan skifta beroende på syftet med mötet.

  • Samla ihop den information du behöver ha, till exempel vilka arbetsanpassningar och stöd som testats.
  • Se över om det finns stödåtgärder, arbetsanpassningar eller ersättningar som andra aktörer kan bidra med.
  • Stäm av med din medarbetare vad som är okej eller inte att prata om, det kan finnas saker som är känsliga. Informera samtidigt om vikten av att samtliga deltagare får en samstämmig bild av medarbetarens situation. På så sätt kan en effektiv plan upprättas.
  • Om sjukfrånvaron förväntas vara 60 dagar eller mer så behöver en plan upprättas senast dag 30. Du som arbetsgivare är skyldig enligt socialförsäkringsbalken att upprätta en plan för återgång i arbete, Försäkringskassan kan komma att begära in den. Mallen Planera och dokumentera, som du hittar här i Prehabguiden, kan fungera som ett underlag. Den används med fördel från första mötet för att samla alla dokumentation på ett och samma ställe.

Informera medarbetaren om rättigheten att ha med en stödperson till samtalet. Berätta också att du och även skyddsombudet har tystnadsplikt samt vad det innebär.

Stödmaterial

  • Tipsa medarbetaren om att göra testet Självskattning av krav och förmåga och ta med till ert samtal – det är ett bra underlag för att sätta ord på nuläget.
  • Berätta även om samtalsstöden för att underlätta i det som kan kännas svårt.

Mötet

Det viktigaste under mötet är att medarbetarens nuläge blir tydligt, och vad som behöver göras för att ta tillvara arbetsförmågan.

Bra att börja med:
  • Gör en presentationsrunda om alla inte redan känner varandra.
  • Stäm av agendan och justera om det behövs.
  • Påminn om syfte och mål med mötet.
  • Påminn om tystnadsplikten och vad den innebär.
  • Berätta att du dokumenterar samtalet och spar dokumentationen, och att du delar den med medarbetaren.

Låt medarbetaren, eller eventuell stödperson, ge sin bild av varför ni möts för att ni ska få en samsyn om nuläget – då är det lättare att samordna insatser på ett bra sätt. Om medarbetaren har gjort Självskattning av krav och förmåga kan ni prata utifrån den, annars går det bra med öppna frågor.

Förslag på frågor att prata kring:

  • Finns det några arbetsanpassningar och stöd som skulle vara värdefullt att prova?
  • Vilka möjligheter finns att genomföra dessa?
  • Hur kan tidsplanen se ut?
Exempel på arbetsanpassningar och stöd:

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Tydligt arbetssätt och viket resultat som förväntas.
  • Tydlig prioritetsordning och vem som ansvarar vid oklarheter.
  • Bemanning utifrån behov.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Tydlighet om förväntningar på tillgänglighet utanför arbetstid.

Rutiner och riktlinjer

  • Rutiner för agerande i svåra situationer.
  • Tydlig arbetsmiljöpolicy och systematiskt arbetsmiljöarbete.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Samarbeten

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter i olika samarbeten.

Regler och rutiner

  • Konkretisera tysta regler och normer, hur vi vill vara mot varandra.
  • Tydliga spelregler när det gäller feedback, daglig kommunikation och kommunikation vid konflikter.
  • Rutiner och regler för digital kommunikation som till exempel mobilfria möten, vilka kanaler som ska användas när och hur tillgängliga vi förväntas vara utanför arbetstid.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter.
  • Tillräckligt med tid för att genomföra och avsluta arbetsuppgifterna.
  • Avsatt tid för annat utöver själva arbetsuppgifterna.

Arbetsteknik

  • Tydligt schema, rutiner, checklistor eller annat kognitivt stöd.
  • Möjlighet att arbeta med en uppgift i taget.
  • Möjlighet att växla mellan uppgifter som kräver olika mycket koncentration.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Regelbunden avstämning av arbetsbelastning.
  • Regelbunden avstämning av prioritering av arbetsuppgifter.
  • Delat ansvar för arbetsuppgifter.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Arbeta med en uppgift i taget.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsplatsens fysiska utformning

  • Möjlighet att jobba i en lugn miljö utan onödiga intryck eller andra människor runt omkring.
  • Tillräckligt med utrymme för att genomföra arbetsuppgifter på ett ergonomiskt sätt.
  • Stol och skrivbord i rätt höjd.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Minimera tung manuell hantering.
  • Minimera långvarigt arbete i samma position, som till exempel framåtböjd, armar ovanför axelhöjd, knästående.
  • Pauser för fysisk återhämtning.

Arbetsteknik

  • Öka kunskap om ergonomiska arbetssätt.
  • Skapa påminnelser för att checka av aktuell arbetsställning.
  • Tydliga säkerhetsrutiner, checklistor eller annat fysiskt stöd.

Utrustning och hjälpmedel

  • Ändamålsenliga arbetsredskap och hjälpmedel.
  • Väl fungerande maskiner och utrustning.
  • Digitala hjälpmedel som stödjer arbetsuppgiften.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Summera samtalet och det ni kommit överens om utifrån den bild ni fått av nuläget och medarbetarens behov framåt.

Nästa steg

  • Bestäm nästa steg, och boka eventuellt in ett nytt möte och vilka som i så fall behöver vara med på det.

Dokumentation och information

  • Dokumentera det ni kommit fram till. Använd gärna mallen Planera och dokumentera här i Prehabguiden.
  • Bestäm hur ni delar dokumentationen.
  • Om någon behöver informeras, till exempel arbetsgrupp, kollegor eller facket, så bestäm vilka som ska få information om vad.

Reflektera

  • Reflektera och utvärdera samtalet tillsammans. Lyft gärna något som var positivt.

Efter samtalet

Reflektera och planera framåt. Tänk på tystnadsplikten men ta gärna hjälp av HR eller någon annan resurs om du har frågor du inte vet hur du ska hantera.

Att göra:
  • Dokumentera samtalet och dela med din medarbetare.
  • Planera in tid för det du ska göra.

Skriv ut sidan