Chef Samtalsstöd

Under sjukfrånvaro

Här finns tips och förslag på frågor för att underlätta samtal med en medarbetare som är sjukskriven.

Samtalsstöd

Förbered samtalet

Tänk igenom syfte och mål med samtalet och gör en agenda.

Nuläge

  • Behöver du involvera HR, företagshälsovården eller någon annan?
  • Vad vet du om medarbetarens situation?
  • Finns det någon arbetsförmåga som skulle kunna tas tillvara och samtidigt gynna din medarbetares hälsa?
  • Finns det något du kan göra för att din medarbetare ska kunna arbeta lite grann med något i verksamheten?
  • Vad framgår av läkarintyg om prognos för fortsatt arbete?
  • Vad behöver du ta reda på för att kunna erbjuda stöd och göra arbetsanpassningar för att din medarbetare ska kunna återgå i arbetet?

Plan för medarbetaren

  • Om sjukfrånvaron förväntas vara 60 dagar eller mer så behöver en plan upprättas senast dag 30. Du som arbetsgivare är skyldig enligt socialförsäkringsbalken att upprätta en plan för återgång i arbete. Försäkringskassan kan komma att begära in den. I Prehabguiden finns Planera och dokumentera som kan användas redan från första mötet för att samla all dokumentation på ett och samma ställe.

Informera medarbetaren om rättigheten att ha med en stödperson till samtalet, exempelvis skyddsombudet, fackligt förtroendevald, en kollega, en vän eller anhörig. Berätta också att du och även skyddsombudet har tystnadsplikt samt vad det innebär.

Stödmaterial

  • Tipsa medarbetaren om att göra testet Självskattning av krav och förmåga och ta med till ert samtal – det är ett bra underlag för att sätta ord på nuläget.
  • Berätta även om medarbetarens samtalsstöd som kan vara en hjälp inför samtalet.

Samtalet

Sträva efter att skapa en trygg miljö i samtalet. Fokus är på din medarbetares situation och mående, och att planera för återgång om och när det är möjligt.

Bra att börja med:
  • Stäm av agendan om det behövs.
  • Påminn om syfte och mål med samtalet.
  • Berätta att du dokumenterar samtalet och spar dokumentationen, och att du delar den med medarbetaren.
  • Dela era respektive tankar och förväntningar på samtalet.

Be medarbetaren berätta så mycket som möjligt om hur det känns och fungerar just nu så att du får en tydlig bild av situationen. Om medarbetaren har gjort testet Självskattning av krav och förmåga kan ni prata utifrån den, annars går det bra med öppna frågor.

Förslag på frågor till medarbetaren:

  • Hur går det för dig? Hur är dina dagar? Hur mår du nu?
  • Vad är det som fungerar bra för dig i vardagen?
  • Vilka är de stora utmaningarna för dig i vardagen?
  • På vilket sätt är din arbetsförmåga påverkad just nu?

Som chef är du enligt lag skyldig att anpassa arbetsförhållandet efter individens förutsättning, men har samtidigt ramar att förhålla dig till. Var öppen för tankar och idéer på arbetsanpassningar och stöd som skulle kunna passa. Undersök sedan om det är möjligt att pröva dem för att din medarbetare ska kunna återgå i arbete.

Förslag på frågor till medarbetaren:

  • Finns det några möjligheter att arbeta med något i verksamheten med eller utan arbetsanpassningar, stöd eller andra åtgärder?
  • Finns det något jag som chef kan göra för att underlätta för dig?
  • Behöver du gå till psykolog eller beteendevetare för att samtala om din situation?
Exempel på arbetsanpassningar och stöd:

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Tydligt arbetssätt och viket resultat som förväntas.
  • Tydlig prioritetsordning och vem som ansvarar vid oklarheter.
  • Bemanning utifrån behov.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Tydlighet om förväntningar på tillgänglighet utanför arbetstid.

Rutiner och riktlinjer

  • Rutiner för agerande i svåra situationer.
  • Rutiner för kommunikationen i arbetsgruppen.
  • Tydlig arbetsmiljöpolicy och systematiskt arbetsmiljöarbete.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Samarbeten

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter i olika samarbeten.

Regler och rutiner

  • Konkretisera tysta regler och normer, hur vi vill vara mot varandra.
  • Tydliga spelregler när det gäller feedback, daglig kommunikation och kommunikation vid konflikter.
  • Rutiner och regler för digital kommunikation som till exempel mobilfria möten, vilka kanaler som ska användas när och hur tillgängliga vi förväntas vara utanför arbetstid.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter.
  • Tillräckligt med tid för att genomföra och avsluta arbetsuppgifterna.
  • Avsatt tid för annat utöver själva arbetsuppgifterna.

Arbetsteknik

  • Tydligt schema, rutiner, checklistor eller annat kognitivt stöd.
  • Möjlighet att arbeta med en uppgift i taget.
  • Möjlighet att växla mellan uppgifter som kräver olika mycket koncentration.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Regelbunden avstämning av arbetsbelastning.
  • Regelbunden avstämning av prioritering av arbetsuppgifter.
  • Delat ansvar för arbetsuppgifter.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Arbeta med en uppgift i taget.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsplatsens fysiska utformning

  • Möjlighet att jobba i en lugn miljö utan onödiga intryck eller andra människor runt omkring.
  • Tillräckligt med utrymme för att genomföra arbetsuppgifter på ett ergonomiskt sätt.
  • Stol och skrivbord i rätt höjd.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Minimera tung manuell hantering.
  • Minimera långvarigt arbete i samma position, som till exempel framåtböjd, armar ovanför axelhöjd, knästående.
  • Pauser för fysisk återhämtning.

Arbetsteknik

  • Öka kunskap om ergonomiska arbetssätt.
  • Skapa påminnelser för att checka av aktuell arbetsställning.
  • Tydliga säkerhetsrutiner, checklistor eller annat fysiskt stöd.

Utrustning och hjälpmedel

  • Ändamålsenliga arbetsredskap och hjälpmedel.
  • Väl fungerande maskiner och utrustning.
  • Digitala hjälpmedel som stödjer arbetsuppgiften.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Forskning visar att en kontinuerlig kontakt med arbetsplatsen är viktig och underlättar en återgång till arbetet. Försök att hitta en balans så att det fungerar i er situation.

Förslag på frågor till medarbetaren

  • Hur vill du ha det när det gäller kontakt med mig och arbetsplatsen under din sjukskrivning?
  • Vilken information vill du att dina kollegor ska ha om dig och din situation?
  • Skulle du vilja träffa några kollegor?
  • Vill du att vi bokar in ett besök på arbetsplatsen?
  • Har du några speciella förväntningar i övrigt på mig eller dina kollegor?

Skapa samsyn om mål på kort och lång sikt och bestäm ett lämpligt tidsperspektiv.

Förslag på frågor till medarbetaren

  • Vilka mål har du på kort och lång sikt?
  • Är ditt mål att komma tillbaka till arbetsplatsen?
  • Är ditt mål att fortsätta i det yrke du har?

Summera samtalet och det ni kommit överens om. Tydliggör vilka eventuella arbetsanpassningar och stöd ni ska testa och under vilken tidsperiod.

Nästa steg

  • Bestäm nästa steg, och boka eventuellt in ett nytt möte.
  • Om HR, företagshälsovården eller någon annan behöver involveras så boka in ett möte tillsammans med dem också.

Dokumentation och information

  • Dokumentera det ni kommit fram till. Använd gärna Planera och dokumentera.
  • Bestäm hur ni delar dokumentationen.
  • Om någon behöver informeras, till exempel arbetsgrupp, kollegor eller facket, så bestäm vilka som ska få information om vad.

Reflektera

Reflektera och utvärdera samtalet tillsammans. Lyft gärna något som var positivt.

Förslag på frågor till medarbetaren:

  • Hur har du upplevt rehabiliteringsprocessen?
  • Vad har fungerat bra, och vad har fungerat mindre bra?
  • Hur har du upplevt rehabiliteringsprocessen så här långt?

Efter samtalet

Reflektera och planera framåt. Tänk på tystnadsplikten men ta gärna hjälp av HR eller någon annan om du har frågor du inte vet hur du ska hantera.

Att göra:
  • Dokumentera samtalet och dela med din medarbetare.
  • Reflektera kort över samtalet.
  • Planera in tid för det du ska göra.
  • Se till att ha en kontinuerlig kontakt så att din medarbetare känner sig behövd och välkommen tillbaka.

Skriv ut sidan