Chef Samtalsstöd

Efter återgång i arbete

Här finns tips och förslag på frågor för att underlätta samtal med en medarbetare som har återgått i arbete efter en sjukfrånvaro.

Samtalsstöd

Förbered samtalet

Tänk igenom syfte och mål med samtalet och gör en agenda. Kontakta HR om du behöver hjälp med något.

  • Behöver du involvera HR, företagshälsovården eller någon annan?
  • Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra i återgången?
  • Vilka arbetsanpassningar eller stöd kan du som chef bidra med för att återgången ska vara fortsatt hållbar?

Informera medarbetaren om rättigheten att ha med en stödperson till samtalet. Berätta också att du har tystnadsplikt och vad det innebär.

Stödmaterial

  • Tipsa medarbetaren om att göra testet Självskattning av krav och förmåga och ta med till ert samtal – det är ett bra underlag för att sätta ord på nuläget.
  • Berätta även om medarbetarens samtalsstöd som kan vara ett stöd inför samtalet.

Samtalet

Målet med samtalet är att säkerställa hur återgången ska fortsätta att vara hållbar även på sikt.

Bra att börja med:
  • Stäm av agendan och justera om det behövs.
  • Påminn om syfte och mål med samtalet.
  • Berätta att du dokumenterar samtalet och spar dokumentationen, och att du delar den med medarbetaren.
  • Dela era respektive tankar och förväntningar på samtalet.

Be medarbetaren berätta om sin aktuella situation så att ni kan utvärdera och justera de eventuella arbetsanpassningar och stöd som ni provat. Om medarbetaren har gjort Självskattning av krav och förmåga kan ni prata utifrån den, annars går det bra med öppna frågor.

Förslag på frågor till medarbetaren

  • Hur tycker du att återgången fungerar, vad fungerar bra och vad fungerar mindre bra?
  • Vad behövs för att det ska fungera bra framåt?
  • Ser du några risker?
  • Tycker du att planen som vi gjorde för dig har följts och fungerat eller behöver något justeras?
  • Vad kan du och vad kan jag som chef göra för att värna din hälsa och arbetsförmåga?

Som chef är du enligt lag skyldig att anpassa arbetsförhållandet efter individens förutsättning om det finns risk för ohälsa eller skador. Om medarbetarens återgång ska fungera på ett hållbart sätt så kan det behövas arbetsanpassningar eller stöd under en kortare eller längre tid.

Arbetsanpassningar och stöd:

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Tydligt arbetssätt och viket resultat som förväntas.
  • Tydlig prioritetsordning och vem som ansvarar vid oklarheter.
  • Bemanning utifrån behov.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Tydlighet om förväntningar på tillgänglighet utanför arbetstid.

Rutiner och riktlinjer

  • Rutiner för agerande i svåra situationer.
  • Rutiner för kommunikationen i arbetsgruppen.
  • Tydlig arbetsmiljöpolicy och systematiskt arbetsmiljöarbete.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Samarbeten

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter i olika samarbeten.

Regler och rutiner

  • Konkretisera tysta regler och normer, hur vi vill vara mot varandra.
  • Tydliga spelregler när det gäller feedback, daglig kommunikation och kommunikation vid konflikter.
  • Rutiner och regler för digital kommunikation som till exempel mobilfria möten, vilka kanaler som ska användas när och hur tillgängliga vi förväntas vara utanför arbetstid.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter.
  • Tillräckligt med tid för att genomföra och avsluta arbetsuppgifterna.
  • Avsatt tid för annat utöver själva arbetsuppgifterna.

Arbetsteknik

  • Tydligt schema, rutiner, checklistor eller annat kognitivt stöd.
  • Möjlighet att arbeta med en uppgift i taget.
  • Möjlighet att växla mellan uppgifter som kräver olika mycket koncentration.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Regelbunden avstämning av arbetsbelastning.
  • Regelbunden avstämning av prioritering av arbetsuppgifter.
  • Delat ansvar för arbetsuppgifter.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Arbeta med en uppgift i taget.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Arbetsplatsens fysiska utformning

  • Möjlighet att jobba i en lugn miljö utan onödiga intryck eller andra människor runt omkring.
  • Tillräckligt med utrymme för att genomföra arbetsuppgifter på ett ergonomiskt sätt.
  • Stol och skrivbord i rätt höjd.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Minimera tung manuell hantering.
  • Minimera långvarigt arbete i samma position, som till exempel framåtböjd, armar ovanför axelhöjd, knästående.
  • Pauser för fysisk återhämtning.

Arbetsteknik

  • Öka kunskap om ergonomiska arbetssätt.
  • Skapa påminnelser för att checka av aktuell arbetsställning.
  • Tydliga säkerhetsrutiner, checklistor eller annat fysiskt stöd.

Utrustning och hjälpmedel

  • Ändamålsenliga arbetsredskap och hjälpmedel.
  • Väl fungerande maskiner och utrustning.
  • Digitala hjälpmedel som stödjer arbetsuppgiften.

Fler tips på arbetsanpassningar hittar du under Arbetsanpassningar i Veta mer.

Det kan vara viktigt att öka arbetstiden stegvis för att få en hållbar återgång. Stäm av med jämna mellanrum för att se hur allt fungerar.

Förslag på frågor till medarbetaren:

  • Vilka av dina arbetsuppgifter har fungerat bra och vilka har fungerat mindre bra?
  • Kan du göra mer av det som fungerar bra, eller bygga på med något nytt?
  • Vilka arbetsuppgifter är mest lämpliga att öka utan att öka risken för en ny sjukfrånvaro?
  • Vad behövs för att det ska fungera bra framåt?
  • Ser du några risker?
  • Tycker du att planen som vi gjorde för dig har följts och fungerat?

Summera samtalet och det ni kommit överens om.

Nästa steg

  • Bestäm nästa steg, och boka eventuellt in ett nytt möte, men fortsätt att stämma av då och då.
  • Om ni båda upplever att arbetet flyter på kan ni formellt avsluta rehabiliteringsprocessen.

Dokumentation och information

  • Dokumentera det ni kommit fram till.
  • Bestäm hur ni delar dokumentationen.
  • Om någon behöver informeras, till exempel arbetsgrupp, kollegor eller facket, så bestäm vilka som ska få information om vad.

Reflektera

  • Reflektera och utvärdera samtalet tillsammans. Lyft gärna något som var positivt.

Efter samtalet

Reflektera och planera framåt. Tänk på tystnadsplikten och ta gärna hjälp av HR eller någon annan om du har frågor du inte vet hur du ska hantera.

Att göra:
  • Dokumentera samtalet och dela med din medarbetare.
  • Reflektera över hur du har upplevt processen och hur den har fungerat.
För att återgången ska vara hållbar behöver du också tänka på att:
  • Kontinuerligt stämma av.
  • Vara lyhörd för behov av arbetsanpassningar och stöd.
  • Vara beredd på att uppdatera och justera planen.

Skriv ut sida