En god social arbetsmiljö med en kontinuerlig dialog och täta möten är centralt i arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering. Här kan du läsa om vilka samtal och möten som behövs för att på bästa sätt ta tillvara arbetsförmågan.
En framgångsfaktor i det förebyggande arbetet och i arbetsanpassning och rehabilitering är ett gott samarbete med alla inblandade. För att det ska fungera behövs en god dialog och effektiva möten som bidrar till en gemensam syn på situationen. Målet för olika möten och samtal är att komma fram till vilka arbetsanpassningar och stöd som behövs och är möjliga.
Med en god organisatorisk och social arbetsmiljö som grund fungerar i regel möten och samtal bättre. Bra möten kräver att alla inblandade förbereder sig på olika sätt.
Här nedan finns tips och tankar kring vad man kan tänka på och i Stöd i processen finns mer konkret hjälp i form av samtalsstöd och annat.
Ett validerande förhållningssätt betyder att du som chef lyssnar, bekräftar det du hör och ser. Ett sätt kan vara att sammanfatta medarbetarens berättelse, för att se om du förstått allt rätt. Medarbetaren blir bekräftad i att du lyssnat och förstått.
När ni har en gemensam bild av nuläget, så fokuserar ni på lösningarna. För in eventuella arbetsanpassningar och stöd i en handlingsplan och boka tider för uppföljning.
För den som uppvisar tidiga signaler eller är sjukskriven kan ett skyddsombud eller någon annan vara ett bra stöd under samtal och möten. För chefer finns ofta stöd att få från HR/personalavdelningen.
Det är viktigt att alla kan lita på att det som sägs i samtal och möten är under sekretess. Det är medarbetaren som bestämmer vilken information som exempelvis kollegor ska få. Sekretess gäller för skyddsombud enligt Arbetsmiljölagen.
Ett viktigt mål för möten och samtal är att det blir tydligt vilka arbetsanpassningar, stöd och andra åtgärder som behövs för att ta tillvara på medarbetarens arbetsförmåga. När det sedan finns en plan för vad som är möjligt att genomföra är det viktigt att alla inblandade har en gemensam bild av vad medarbetaren kan och inte kan göra.
Beroende på mötets syfte kan fler behöva vara med, till exempel företagshälsovården, hälso- och sjukvården, rehab-koodinator och Försäkringskassan.
Det är chefens ansvar att göra en plan där allt dokumenteras så att det blir tydligt vad som bestämts. Den kan användas från det första mötet som kan vara innan sjukfrånvaro till dess att medarbetaren är hållbart tillbaka i arbetet.
Arbetsgivaren ska även upprätta en plan för återgång i arbete senast efter 30 dagars sjukfrånvaro om medarbetaren förväntas vara sjukfrånvarande i mer än 60 dagar.
Det kan bli flera olika möten från det att en medarbetare visar tecken på ohälsa till det att arbetet flyter på som vanligt. Målet är att få en samsyn på rehabiliteringsprocessen och samverka kring arbetsanpassningar, insatser och åtgärder för att medarbetaren ska återfå arbetsförmågan så snart det är möjligt.
Chefen behöver ta ställning till vilket stöd och vilka arbetsanpassningar som kan prövas och medarbetaren behöver prova för att se vad som fungerar. Det är viktigt med täta uppföljningar och en nära dialog för att se om insatserna har effekt.
Oavsett om det är du som chef, medarbetare eller skyddsombud som upptäcker tidiga signaler på ohälsa kan ni alla ta initiativ till ett samtal. Genom att göra arbetsanpassningar i ett tidigt skede är det ofta möjligt att vända utvecklingen, ta tillvara arbetsförmåga och minska risken för sjukskrivning.
Genom regelbundna möten under en sjukskrivning kan medarbetaren uppdatera chefen och även ha en dialog om vilka behov av arbetsanpassningar och stöd som finns. Sätt in de arbetsanpassningar och stöd som är skäliga och möjliga – allt för att medarbetaren ska kunna återgå i arbete så snart det är möjligt och för att ta tillvara på mesta möjliga arbetsförmåga.
Ofta är fler inblandade i en rehabiliteringsprocess, exempelvis företagshälsovården, en vårdcentral eller klinik, och då behövs ett bra samarbete. En chef, medarbetare eller rehabkoordinator kan bjuda in till ett rehabmöte för att stämma av hur det går, både med den medicinska och den arbetslivsinriktade rehabiliteringen.
Ibland kallar handläggaren från Försäkringskassan till ett avstämningsmöte för att kunna göra en utredning och bedöma det medicinska tillståndet, arbetsförmågan och rätten till sjukpenning. Försäkringskassan har det övergripande ansvaret för att samordna och utöva tillsyn över de insatser som behövs för rehabiliteringsarbetet. Förutom den som är sjukskriven och dennes närmaste chef kallas de som är, eller skulle kunna bli, aktiva i rehabiliteringen som till exempel läkare, rehabkoordinator eller Arbetsförmedlingen. Medarbetaren kan också ha med skyddsombudet eller annan stödperson i mötet.
När en medarbetare blir sjukfrånvarande handlar en god social arbetsmiljö om att ha kontakt i ett tidigt skede, och signalera att medarbetaren eller kollegan är viktig och saknad. Det är extra viktigt med kontakt när sjukfrånvaron ser ut att bli lång.
Kom överens om hur kontakten ska se ut, och framförallt – håll kontakten med medarbetaren över tid. Man kan exempelvis bjuda in medarbetaren till en fika på arbetsplatsen, arbetsplatsträffar eller utbildningar. Skicka också gärna hem information om saker som händer på arbetsplatsen och som kan vara viktiga för medarbetaren att känna till.
Det är ofta positivt när kollegor tar kontakt. Tänk dock på att vid vissa diagnoser kan kontakt vara kontraproduktivt.
Här finns Prehabguidens alla samtalsstöd för chef, medarbetare och skyddsombud samlat. I samtalsstöden finns tips på vad som är bra att tänka på innan, under och efter ett möte, samt förslag på frågor som kan vara bra att tänka på i ett samtal.
För att arbetet med rehabilitering och arbetsanpassningar ska vara effektivt behöver roller och ansvar vara tydliga. Oftast är det chef, medarbetare och skyddsombud som är inblandade.
